Quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chưc sự kiện là quan trọng nhất đối với 1 sự kiện. Nó cho ta biết Event sẽ tổ chức như thế nào, kinh phí là bao nhiêu. Có đảm bảo yêu cầu không ?

Đối với những người tổ chức sự kiện thì Quy trình tổ chưc sự kiện như là quan trọng nhất. Nó cho ta biết chương trình sẽ tổ chức như thế nào, kinh phí là bao nhiêu… Qua nhiều chương trình, tôi rút ra được quy trình để tổ chức một sự kiện gồm các bước sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu tổ chức sự kiện từ cấp trên, khách hàng.

Trong các Quy trình tổ chức sự kiện thì đây là bước đầu tiên. Cũng giống như đi thi chúng ta muốn làm bài thi cần phải có để thi. Tổ chức sự kiện cũng vậy. Ta phải nhận được yêu cầu từ người yêu cầu tổ chức sự kiện hay chính chúng ta tổ chức cho bản thân thì cũng phải liệt kê ra list các danh mục các yếu tố:

•  Mục đích, lý do tổ chức sự kiện.
•  Số lượng tham gia, đối tượng tham dự
• Có địa điểm sẵn hay chưa.
•  Các yêu cầu đối với chương trình sự kiện.
•  Các yếu tố khác.

Từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

Tham khảo thêm: Thiết kế Website chuẩn

2. Tìm ý tưởng và viết kế hoạch thực hiện.

Trong công đoạn này, bạn phải tập hợp một nhóm cộng tác để tiến hành tìm kiếm ý tưởng cho kế hoạch tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ nội dung nêu ra từ bước một của quy trình nêu trên để đáp ứng được mục đích của sự kiện.

Chủ đề – Concept là “trọng tâm của sự kiện” cho nên bước hình thành Topic cho Event rất rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, bạn sẽ phát triển được Theme. Theme được xem như là “Diện mạo” của Event. Những hiệu ứng về phần nhìn như sử dụng banner, ánh sáng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept.  Theme miêu tả và là xương sống cho toàn bộ nội dung và các hoạt động của chương trình.

Ví dụ Event tổ chức tiệc cuối năm cho công ty thì, Concept có thể là “Thành công và thành công hơn nữa”; còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ “Thành công và phát triển” đó, có thể qua các gam màu rực rỡ mạnh mẽ. Còn các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động tạo nhiều tiếng cười và tăng tính đoàn kết.

Từ Chủ đề, team của bạn phải phát triển ra nhiều Ý tưởng; những Ý tưởng này phải xoay quanh và tập trung ý tưởng chủ đạo là chủ đề. Và sau khi có được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch dựa trên dàn Ý tưởng đó.

Một kế hoạch tốt phải mô tả cho cấp trên, khách hàng thấy được sự kiện đặc sắc và có tính khả năng việc thực hiện Event đó.

Xem thêm: Cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp giá rẻ

Công đoạn này rất quan trọng nên bạn hãy chọn những người có kinh nghiệm và đặc biệt không thể thiếu những bạn có sự sáng tạo cao để có quy trình tổ chức sự kiện tốt nhé.

Một phần không thể thiếu trong bước này nữa là lập dự toán ngân sách.

 Đây chính là yếu tố dẫn đến việc kế hoạch của bạn có thực hiện được hay không; kinh nghiệm thì bạn nên dự trù thêm khoản chi phí phát sinh cho những vấn đề bất ngờ chưa lường trước được. 

Sau khi đã hoàn thành kế hoạch, các thiết kế và bảng dự trù kinh phí cho việc tổ chức sự kiện.

Bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để trình bày về kế hoạch của mình.

Khi thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe có thể hình dung được tiến trình thực hiện chương trình sẽ như thế nào, có thể cấp trên/khách hàng sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ.

Nếu bạn thuyết trình đáp ứng được yêu cầu về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ đồng ý cho bạn tiến hành theo quy trình tổ chức sự kiện của bạn.

Xem thêm: Thiết kế website chuẩn SEO 

3. Tiến hành triển khai. 

Sau khi được đồng ý tổ chức theo kế hoạch thì công đoạn tiếp theo là phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một đơn vị, công ty, bạn nên huy động Team/phòng ban của mình; và bạn cũng có thể nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện.

Nếu ở một công ty tổ chức sụ kiện; việc này sẽ có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách rõ ràng từng phần dựa trên chuyên môn của mình theo từng bộ phận.

Nhiệm vụ của bạn – Leader, cụ thể là quản lý chính chương trình này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt kế hoạch đã để ra. Trong quy trình tổ chức sự kiện bạn sẽ phải lên các kế hoạch chi tiết, phân công công việc cho từng nhóm có các thời gian cụ thể… thật chi tiết.

Trước chương trình:

 Sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ tìm kiếm địa điểm, thiết kế, sản xuất đạo cụ cho đến các tiết mục văn nghệ…, dàn dựng sân khấu, lắp đặt âm thanh ánh sáng, bố trí truyền thông…; Và bạn sẽ phải thật tỉ mỉ và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải lường trước các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Trong chương trình:

Như tổng Tư lệnh bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động của nhân sự trong sự kiện. Nếu bạn là chỉ huy tốt thì bạn sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình một cách suôn sẻ. Đem lại một chương trình làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

Và khi lời chào kết thúc chương trình của MC vang len thì bạn sẽ phải thu dọn chiến trường. Chúng ta sẽ phải thu dọn trang thiết bị, , vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp…; bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp. Và rồi có thể sẽ phải cùng Event team ăn mừng sau khi tổ chức thành công.

Xem thêm: Tổ chức Gala Dinner tại Hà Nội

4. Đánh giá, tổng kết và báo cáo quy trình tổ chức sự kiện.

Mọi việc chưa phải đã kết thúc đâu. Một vài ngày sau đó bạn phải làm các báo cáo tổng kết, quyết toán bao gồm những mục sau: 

• Chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao cho TeamEvent trong chương trình.
• Tổng kết lại những gì đã làm được, những gì chưa làm được.
• Sức ảnh hưởng, mức độ hài lòng của người tham dự là như thế nào….

Tất nhiên trong Eventteam cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm… Để bạn có những Event tiếp theo thành công hơn nữa.

Vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện. Nhưng ở thực tế, những gì bạn phải làm cho một chương không chỉ gói gọn như thế này; mà nó là cả tấn công việc của một tập thể. Chúc bạn có một bản Quy trình tổ chức sự kiện thật hoàn chỉnh để có một chương trình thật thành công nhé.

————————————————————————————————————————————————————–